El material de oficina supone un porcentaje del presupuesto de gastos alto en algunos tipos de negocio. Ahorrar en papel, bolígrafos o tinta de la impresora es fácil si se cambia de hábitos. Estos son algunos trucos para conseguir el ahorro:
1- No imprimas lo que no es necesario imprimir. Cada vez es menos necesario guardar cosas en papel. Por eso, no imprimas nada que no sea necesario y asegúrate de que tus trabajadores hacen exactamente lo mismo. Imprimir correos para pasárselos a otra persona con algunas notas añadidas es una costumbre muy habitual cuando es tan fácil como reenviar el correo y añadir lo que se quiera decir antes. Si estás acostumbrado a leer en papel, tendrás que pelear un poco más para habituarte a hacerlo en el ordenador, pero a final de trimestre verás por qué es tan importante hacerlo.
2- Antes de imprimir, comprueba el documento. Una costumbre arraigada en muchas personas es la de imprimir un documento, corregirlo a bolígrafo y luego reescribirlo en el ordenador para volver a imprimirlo. Acostumbrarse a corregir directamente en la pantalla del ordenador ahorra mucho dinero en papel y en tinta y resulta además una alternativa muy ecológica.
3- Mantén el orden en los escritorios. Muchas veces el material de oficina, sobre todo las cosas más pequeñas, se pierden. ¿Cuántos bolígrafos acabas en tu hogar? Si respondes que todos seguramente eres una persona muy ordenada porque la mayoría acaban perdiendo bolígrafos, marcadores, gomas y otros materiales sin llegar a terminarlos. Esto, en una empresa, puede suponer mucho dinero porque a bolis y gomas se unen también grapadoras y otros objetos de uso común.
4- Bolígrafos antirrobos. Puede parecer algo menor, pero son muchos los bolígrafos que desaparecen en algunas empresas cuando se dejan en mostradores y lugares públicos. Para esto hay diferentes sistemas que permiten que todos los clientes tengan bolígrafos a mano pero que no pueden llevarse a casa. Y no nos referimos al típico cordón atado, sino a diseños elegantes que pueden dejarse sin miedo a la vista y que se integran en los muebles.
5- Utiliza las tecnologías. En muchas empresas, el solo hecho de cambiar el correo tradicional por mails supone un ahorro muy importante. Enviar por correo solo aquellas cartas que no pueden enviarse por mail suponen ahorrar folios, tinta, sobres y encima el sello de correos. Y, además, lo que se envía llega al momento, por lo que todo son ventajas.